Algemeen
Hamerslag & van Haren is een maatschap van advocaten van wie de meesten gespecialiseerd zijn in het vreemdelingenrecht. Wij hebben ook een samenwerkingsovereenkomst met een aantal zelfstandige advocaten, die vanuit hetzelfde kantoor werken. Mensenrechten, en dus ook uw privacy, vinden wij erg belangrijk. Daarom respecteren wij uw persoonsgegevens zorgen wij dat de persoonlijke informatie die wij van en over u ontvangen vertrouwelijk worden behandeld.
Hamerslag & van Haren advocaten respecteert uw persoonsgegevens en draagt er zorg voor dat de persoonlijke informatie die aan ons wordt verstrekt of anderszins verkrijgen vertrouwelijk wordt behandeld. Bij persoonsgegevens gaat het om alle informatie over een persoon. Ook gegevens die indirect iets over iemand zeggen, zijn persoonsgegevens. Met het onderstaande wordt uitvoering gegeven aan de in de AVG neergelegde informatieplicht aan de betrokkene(n) wiens persoonsgegevens Hamerslag & van Haren advocaten verwerkt.
Wat zijn persoonsgegevens?
Bij persoonsgegevens gaat het om alle informatie over een persoon. Ook gegevens die indirect iets over iemand zeggen, zijn persoonsgegevens. Hieronder is beschreven hoe wij de waarborgen die de AVG biedt, naleven en dus hoe wij omgaan met uw persoonsgegevens.
Wat is verwerken?
Verwerken betekent in dit geval vastleggen en gebruiken. Persoonsgegevens kunnen zijn vastgelegd in onze digitale omgeving (een cliënt management systeem) of enkel schriftelijk, in dossiers.
Welke persoonsgegevens van u verwerken wij?
Welke persoonsgegevens wij in uw geval verwerken, hangt af van uw situatie, bent u cliënt, heeft u gesolliciteerd, bent u een wederpartij of op een andere manier met een van onze projecten verbonden.
De volgende persoonsgegevens over u kunnen door ons worden verwerkt:
- Naam, adres, woonplaats, telefoonnummer, e-mail
- Geboortedatum
- BSN-nummer
- V-nummer
- Betalingsgegevens
- Gegevens noodzakelijk voor diverse verblijfsrechtelijke, nationaliteitsrechtelijke, en arbeidsrechtelijke procedures, alsmede procedures in het kader van de WAV.
- Medische gegevens voor zover relevant voor de juridische procedure
- Familierechtelijke gegevens, voor zover relevant voor de juridische procedure
- Strafrechtelijke gegevens, voor zover relevant voor de juridische procedure
- Gegevens over uw opleiding, werkervaring, en als u heeft gesolliciteerd, ook uw referenties
Hoe komen wij aan uw persoonsgegevens?
De meeste gegevens verkrijgen wij van u. Ook ontvangen wij gegevens van overheidsinstanties, zoals de Immigratie- en Naturalisatiedienst, van Vluchtelingenwerk, van de Raad voor Rechtsbijstand, van wederpartijen, van andere advocaten, uit openbare bron, van artsen of deskundigen of van uw voogd/wettelijk vertegenwoordiger.
Hamerslag & van Haren advocaten verwerkt persoonsgegevens om diensten aan te kunnen bieden, dienstverlening te kunnen verbeteren en om persoonlijk met u als betrokkene te kunnen communiceren.
Wat doen wij met uw persoonsgegevens?
Uw gegevens zijn nodig om juridische procedures te voeren, om uw te adviseren, om met u te kunnen overleggen, om betalingen af te handelen of om een toevoeging aan te vragen. Als u heeft gesolliciteerd zijn de gegevens ook nodig om uw sollicitatie te kunnen beoordelen of daarop te kunnen reageren.
Ook zijn er veel juridische en wettelijke verplichtingen waarvoor wij uw gegevens verwerken.
Uw NAW-gegevens, bankgegevens, gegevens over kosten en de betaling worden verwerkt ten behoeve van de boekhouding, de debiteurenadministratie en incassohandelingen.
Bij het gebruiken/verwerken van uw persoonsgegevens zullen wij altijd beoordelen of het in uw belang of wettelijk verplicht is die gegevens te verwerken.
Hamerslag & van Haren advocaten verwerkt de hierna genoemde persoonsgegevens uitsluitend voor de hierna te noemen doeleinden:
– het verlenen van juridische diensten, waaronder de uitvoering van een overeenkomst
en het voeren van (gerechtelijke) procedures
– innen van declaraties
– advisering, bemiddeling en verwijzing
– voldoen aan onze juridische en wettelijke verplichtingen
– communicatie activiteiten
– werving en selectie (sollicitatie)
Met wie delen wij uw gegevens?
Wij delen uw informatie alleen met uw toestemming en in het kader van onze dienstverlening aan u onder andere met medewerkers van Vluchtelingenwerk, Nidos, iMMO, de Raad voor Rechtsbijstand, uw behandeld arts(en), maatschappelijk werker of deskundigen. Daarnaast kunnen uw gegevens, met uw toestemming, worden verstrekt aan de Immigratie- en Naturalisatiedienst, het Centraal Orgaan Asielzoekers, de Dienst Terugkeer en Vertrek, de Vreemdelingenpolitie, de Raad voor de Kinderbescherming, de Rechtspraak (Rechtbanken, de Raad van State), de Belastingdienst, Commissie Intercollegiale Toetsing, Tolk- en vertaaldiensten zoals TVCN en Livewords, deurwaarders of (advocaten van uw) wederpartij.
Hamerslag & van Haren advocaten deelt uw persoonsgegevens alleen met derde partijen voor zover noodzakelijk voor de dienstverlening met inachtneming van de hiervoor genoemde doeleinden. Hierbij valt te denken aan waarneming van de praktijk door een andere advocaat, het (laten) uitvoeren van een deskundigheidsonderzoek of het inschakelen van een andere derde partij namens en in opdracht van Hamerslag & van Haren, zoals een IT-leverancier, maar ook het verstrekken van uw persoonsgegevens in verband met (gerechtelijke) procedures of correspondentie met de wederpartij.
Daarnaast kan Hamerslag & van Haren advocaten persoonsgegevens verstrekken aan een derde partij, zoals een toezichthouder of een andere met openbaar gezag beklede instantie, voor zover daartoe een wettelijke verplichting bestaat.
Met de derde partij die namens en in opdracht van Hamerslag & van Haren uw persoonsgegevens verwerkt, wordt een verwerkersovereenkomst gesloten waardoor die derde partij eveneens gehouden is tot naleving van de AVG. Door Hamerslag & van Haren ingeschakelde derde partijen, die als verwerkingsverantwoordelijke diensten aanbieden, zijn voor de (verdere) verwerking van uw persoonsgegevens zelf verantwoordelijk voor de naleving van de AVG. Hierbij valt te denken aan een accountant, notaris, ingeschakelde andere derde partij ten behoeve van een second opinion of deskundigenrapport.
Waarom verwerken wij uw persoonsgegevens?
Meestal omdat u ons om een advies of rechtsbijstand heeft gevaagd. Of omdat wij een piketmelding hebben ontvangen ten behoeve van u. Of omdat u bij ons heeft gesolliciteerd. Of omdat u een wederpartij van onze cliënten bent. Of omdat u op een andere manier betrokken bent bij procedures of adviezen ten behoeve van onze cliënten.
Grondslag verwerking persoonsgegevens
Wij mogen uw persoonsgegevens verwerken als u daar toestemming voor heeft gegeven, of omdat er een wettelijke verplichting bestaat om die gegevens te verwerken, of als dat op basis van een overeenkomst/afspraak of als er een gerechtvaardigd belang bestaat om die gegevens te verwerken.
Hamerslag & van Haren verwerkt de hierboven genoemde persoonsgegevens uitsluitend op basis van de hierna te noemen gronden als bedoeld in artikel 6 van de AVG:
– wettelijke verplichting
– uitvoering van een overeenkomst
– verkregen toestemming van betrokkene(n)
– gerechtvaardigd belang
Beveiliging persoonsgegevens
Zijn uw gegevens veilig bij ons?
Wij vinden uw privacy erg belangrijk. We zullen dan ook goed op uw gegevens letten en ze niet met anderen delen als dat niet nodig is. We zullen uw gegevens in onze dossiers en geautomatiseerde systemen, zowel op papier als digitaal, goed beveiligen.
Hamerslag & van Haren hecht grote waarde aan de beveiliging en bescherming van uw persoonsgegevens en zorgt, rekening houdend met de stand van de techniek, voor passende technische en organisatorische maatregelen om een op het risico afgestemd beveiligingsniveau te waarborgen. In het geval Hamerslag &van Haren] gebruik maakt van diensten van derde partijen, zoals een IT-leverancier, zal Hamerslag & van Haren in het kader van de bescherming van persoonsgegevens in een verwerkersovereenkomst afspraken vastleggen over afdoende beveiligingsmaatregelen.
Bewaartermijn persoonsgegevens
Hoelang worden uw persoonsgegevens bewaard?
We willen uw gegevens niet langer bewaren dan nodig is. Meestal is dat tot maximaal 5 jaar na afronding van uw zaak. Er zijn gegevens die we langer moeten bewaren, bijvoorbeeld voor de Belastingdienst. Of omdat het erg waarschijnlijk is dat er in de nabije toekomst opnieuw procedures gevoerd moeten worden waarvoor die informatie belangrijk blijft. We spreken dan met u af om uw gegevens langer te bewaren.
Hamerslag & van Haren bewaart persoonsgegevens die worden verwerkt niet langer dan noodzakelijk is voor de hiervoor genoemde doeleinden van de gegevensverwerking dan wel op grond van wet- en regelgeving is vereist.
Wat zijn uw rechten?
U heeft natuurlijk recht om te weten hoe wij omgaan met persoonsgegevens (dat leest u in deze verklaring). U heeft ook het recht om te weten welke gegevens wij van u hebben verwerkt. Als er feitelijke gegevens onjuist of onvolledig zijn, mag u ons vragen ze te corrigeren, aan te vullen, te verwijderen. U mag ons ook vragen bepaalde gegevens met niemand te delen of verlangen dat wij bepaalde gegevens over u niet verwerken. U mag ons vragen alle gegevens over te dragen aan iemand anders. U mag ons vragen alle gegevens te verwijderen. Houdt u er wel rekening mee dat beperking, wijziging of verwijdering van uw gegevens onze dienstverlening kan beïnvloeden en er zelfs toe kan leiden dat wij u niet meer kunnen bijstaan.
Niet alles kan worden verwijderd of vergeten. Wij zijn wettelijk verplicht sommige gegevens te bewaren.
U mag natuurlijk ook altijd eerder gegeven toestemming intrekken of van gedachten veranderen.
Als vragen of opmerkingen over uw (feitelijke) gegevens heeft, kunt u een e-mail sturen naar info@hvh-advocaten.nl. Als er andere persoonsgegevens zijn waar u iets over wilt opmerken, kunt u zich het beste richten tot de advocaat door wie u als laatste bent bijgestaan. Weet u dat niet meer, mail dan naar info@hvh-advocaten.nl . We kunnen uw gegevens niet zomaar aanpassen, we zullen natuurlijk wel zeker moeten weten dat u er zelf om vraagt. U kunt direct een kopie van uw identiteitsbewijs mee sturen, of we zullen u vragen om aan te tonen dat het verzoek ècht van u komt. Vermeld daarom ook altijd een telefoonnummer waarop we u kunnen bereiken.
Een verzoek tot inzage, correctie, beperking, verzet, overdraagbaarheid van gegevens, verwijdering van uw persoonsgegevens of intrekking van eerder gegeven toestemming, kunt u sturen via onderstaande contactgegevens. U ontvangt binnen vier weken na ontvangst van uw verzoek nader bericht van ons.
Er kunnen zich omstandigheden voordoen waarbij [naam advocatenkantoor] aan uw verzoek als betrokkene geen of niet volledige uitvoering kan geven. Hierbij valt te denken aan de geheimhoudingsplicht van advocaten en wettelijke bewaartermijnen.
Uw verzoeken zoals hiervoor bedoeld, kunt u richten aan:
Hamerslag & van Haren advocaten, info@hvh-advocaten.nl, Postbus 3269, 1001 AB Amsterdam, 020 5353171
Teneinde zeker te weten dat wij op basis van uw verzoek de betreffende persoonsgegevens aan de juiste persoon verstrekken, vragen wij u ter verificatie een kopie over te leggen van een geldig paspoort, rijbewijs of identiteitsbewijs met een afgeschermde pasfoto en BSN-nummer. Hamerslag & van Haren neemt alleen verzoeken in behandeling die betrekking hebben op uw eigen persoonsgegevens of die van uw minderjarige kinderen, jonger dan 16 jaar.
Op de website(s) van Hamerslag & van Haren Advocaten zijn knoppen (ook wel buttons genaamd) en/of links opgenomen naar andere webpagina’s. Hamerslag & van Haren Advocaten houdt geen toezicht op en is niet verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens door en via zulke derde partijen. Het gebruik van die media is dus voor uw eigen risico. Voordat u van die diensten van derde partijen gebruik maakt, is het raadzaam eerst het privacy statement van die derden door te lezen.
Aanpassing privacy statement
Het kan zijn dat de regels veranderen en dat wij dan op een andere manier met uw persoonsgegevens om moeten gaan. Dan zal deze regeling ook veranderen. Dat zal dan op deze website staan: www.hvh-advocaten.nl
Hamerslag & van Haren advocaten heeft het recht de inhoud van dit privacy statement op ieder gewenst moment zonder voorafgaande kennisgeving te wijzigen. Aanpassingen van het privacy statement worden op de website van het advocatenkantoor gepubliceerd. Raadpleeg daarom met regelmaat onze website(s).
Vragen & Contact
Heeft u nog vragen over de manier waarop wij met uw persoonsgegevens om gaan? Dan kunt u natuurlijk contact met ons opnemen, via e-mail of telefoon.
Zijn er problemen vanwege uw persoonsgevens, die u niet met de behandelend advocaat kunt oplossen? Neem dan contact op met de privacy verantwoordelijken: n.blomjous@hvh-advocaten.nl of i.oomen@hvh-advocaten.nl
Bij vragen of opmerkingen over de verwerking van uw persoonsgegevens en dit privacy statement kunt u contact opnemen met info@hvh-advocaten.nl
Dit privacy statement is op 18 mei 2020 vastgesteld